Zapytanie cenowe na realizację zamówienia: „Prowadzenie kompleksowej usługi z zakresu ochrony danych osobowych na lata 2022-2023”

Zambrów, dnia 15 grudnia 2021 r.

Or.142.2.2021

Zapytanie ofertowe

Urząd Miasta Zambrów z siedzibą w Zambrowie, ul. Fabryczna 3, kieruje do Państwa zapytanie na składanie ofert na realizację zamówienia:

„Prowadzenie kompleksowej usługi z zakresu ochrony danych osobowych na lata 2022‑2023”, polegającego na:

1. Prowadzeniu kompleksowej usługi z zakresu ochrony danych osobowych oraz pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych dla Miasta Zambrów poprzez:

1. zapewnianie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przez:

• sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych oraz opracowanie w tym zakresie sprawozdania dla administratora danych,
• opiniowanie dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych oraz monitorowanie przestrzegania zasad w niej określonych,
• zapewnianie zapoznania się osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych,

2. prowadzenie rejestru czynności przetwarzania,
3. organizowanie szkoleń dla osób uczestniczących w operacjach przetwarzania danych,
4. opracowywanie i aktualizowanie informacji dotyczących ochrony danych osobowych dla poszczególnych kart usług Urzędu,
5. udzielanie na żądanie administratora zaleceń co do oceny skutków ochrony danych,
6. udzielanie odpowiedzi na wszelkie zapytania w kwestiach dotyczących administrowanych zbiorów danych osobowych, kierowane przez osobę wyznaczoną do kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych w Urzędzie Miasta Zambrów,
7. monitorowanie wszelkich zmian w przepisach regulujących procesy przetwarzania danych osobowych i informowanie o nich Zamawiającego,
8. nadzór nad prawidłowością i aktualnością wydawanych upoważnień, przygotowywanie wzorów upoważnień, w tym prowadzenie ewidencji upoważnień,
1. uczestniczenie w kontrolach prowadzonych przez inspektorów UODO i informowanie o ich wynikach Zamawiającego,
10. opracowywanie dla Zamawiającego umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
11. konsultowanie kwestii zamiaru wprowadzenia w zbiorze zmian w zakresie: sposobu zbierania oraz udostępniania danych, celu i zakresu przetwarzania danych, miejsca przetwarzania danych, zmiany formy przetwarzania danych, zaprzestania przetwarzania, usunięcia danych ze zbioru lub zniszczenia zbioru danych oraz zastosowanych zabezpieczeń związanych z jego przetwarzaniem,
50. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem przysługujących im praw na mocy rozporządzenia,
1000. prowadzenie rejestru incydentów ochrony danych osobowych,
14. doradzanie i nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych,
15. sporządzanie analizy ryzyka przetwarzania danych,
16. dbanie o poprawność dokumentacji dotyczącej ochrony danych,
17. doradzanie przy administrowaniu systemami i infrastrukturą informatyczną w zakresie ochrony informacji,
18. udział przy planowaniu oraz wdrażaniu rozwiązań IT związanych z wprowadzaniem, zmienianiem lub usuwaniem danych osobowych,
19. sprawowanie funkcji kontrolnych,
20. sporządzanie i przekazywanie administratorowi miesięcznych sprawozdań z wykonywanych zadań z zakresu ochrony i sposobu przetwarzania danych.

2. W ramach wykonywania obowiązków IOD przebywać będzie w siedzibie Zamawiającego minimum raz w tygodniu przynajmniej 2 godz. w godzinach pracy, czyli od 7³⁰ do 15³⁰ w dni robocze.
3. W pozostałym czasie IOD będzie przebywał w stałym kontakcie telefonicznym i/lub mailowym z osobą wyznaczoną do kontaktu przez Zamawiającego.
4. W sprawach nagłych, nieprzewidzianych Zamawiający wymaga od IOD dojazdu do siedziby Urzędu w terminie nieprzekraczającym 24 godziny od chwili zawiadomienia.
5. Od Wykonawcy wymagane jest, aby osoba pełniąca funkcję IOD dysponowała kwalifikacjami umożliwiającymi zgodne z prawem pełnienie powierzonej jej funkcji tj. posiada wykształcenie z zakresu ochrony danych osobowych – preferowane Zarządzanie bezpieczeństwem informacji, kompetencje auditora wewnętrznego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji wg PN-EN ISO/IEC 27001:2017.
6. Miejsce świadczenia usług: Urząd Miasta Zambrów, ul. Fabryczna 3, 18‑300 Zambrów
7. Termin realizacji umowy: 1 styczeń 2022 r. – 31 grudzień 2023 r.
8. Warunki płatności:

Przelew na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, wystawianej za każdy miesiąc, w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.

4. Informacje dodatkowe:

1. Wykonawca w składanej ofercie określi cenę jednostkową netto i cenę jednostkową brutto za miesiąc i cały okres umowy. Ponadto dołączy oświadczenie o posiadaniu przez IOD wymaganych kwalifikacji.
2. Zaoferowane w złożonej ofercie ceny będą obowiązywać przez cały okres trwania umowy.
3. Zamawiający wybierze ofertę cenową Wykonawcy odpowiadającą wszystkim wymogom zawartym w zamówieniu oraz najkorzystniejszej cenie.
4. W sprawach dotyczących zapytania ofertowego, informacji udziela: Marzena Leoniak,
   tel. 86 271 22 10 wew. 23.

Ofertę cenową należy przesłać na adres e-mail m.leoniak@zambrow.pl do dnia 28.12.2021 r. do godz. 15:00 lub złożyć pisemnie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na ochronę danych” w Sekretariacie Urzędu Miasta Zambrów, ul. Fabryczna 3, 18‑300 Zambrów, p. 225.

Oferta cenowa złożona po terminie składania ofert podanym powyżej nie będzie brana pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.

5. Z Wykonawcą, którego oferta będzie uznana za najkorzystniejszą zostanie zawarta umowa.

                                                                                                          BURMISTRZ MIASTA

                                                                                                          /-/ Kazimierz Dąbrowski